¿Robos hormiga? ¿Perdida de productos por ser perecederos? ¿Mucha carga mental por la libreta y lápiz? Lo sabemos, es difícil mantener un inventario con nada más que tickets y anotaciones poco claras de tu negocio. Más ahora, donde ya no debería ser así, el mundo cambia y con ella nosotros debemos hacerlo también, aprovechando que la gestión de inventarios se ha vuelto más accesible y eficiente gracias a los sistemas punto de venta.
Si bien cada negocio es diferente al igual que la manera de realizar nuestro inventario físico, pero aquí te dejamos (en base a nuestra propia experiencia con nuestros clientes de más de 15 giros comerciales) una pequeña guía de como a comenzar a realizar tu inventario sin mucha carga, con paciencia y con una gestión de inventario más efectiva en tu negocio.
Selecciona el Sistema Punto de Venta Adecuado
Antes de entrar de lleno en la mejora de la gestión de inventario, es bastante importante conocer el sistema en el cual estás interesado y verificar que se alinee con las necesidades específicas de tu negocio. Analiza las características básicas como el seguimiento de inventario, informes detallados y la capacidad de funcionamiento con equipos, información exportable y fácil edición de la información.
Las fases clave para saber todo esto es: aplica la búsqueda, has una comparativa y finalmente pregunta directamente al proveedor.
Aprende lo básico y comienza configurando tu Catálogo de Productos
¡Que no te pase! Uno de los errores más graves que puedes cometer desde el inicio es empezar por los pies hasta la cabeza del sistema, todo lleva tiempo y, sobre todo paciencia.
Es algo nuevo para ti y tu negocio así que es lógico que sea algo raro al inicio, pero primero es lo primero, llevarte la parte más "larga" te evitara varios dolores de cabeza en el futuro y esa es la captura de todos tus artículos. Recuerda llevar:
- Un estándar de captura: minúsculas o mayúsculas etc.
- Usar nombres o códigos que no puedas olvidar
- Poner los precios más actuales que puedas
- Identificar cuantas presentaciones tienes de cada producto con el mismo nombre
- Colocar si se vende por pieza, caja, unidad, etc.
Gestiona tu Inventario Físico con tu Inventario en el Sistema en Tiempo Real
Lo ideal es llevar tu inventario físico mientras lo analizas en tu sistema punto de venta es la manera más fácil de poder comprobar tu stock, además de saber quién fue el responsable de faltantes y que días sucedieron las salidas más altas en el año, mes o semana; saber que productos se vendieron más para tomar decisiones administrativas acertadas.
Automatiza Pedidos y Reposición de stock
¿Quieres saber para cuantos días te queda inventario? ¿Pides demás y el producto se queda estancado en bodega? Bueno esta parte de tu inventario es bastante fácil de llevar una vez que manejas tu sistema punto de venta ya que lo ideal es que este cuente con un promedio de ventas que te avise para cuantos días te quedan productos y así poder realizar los pedidos con tus proveedores de forma automática.
Análisis de las ventas y las Tendencia
Aprovecha las funcionalidades de tu sistema en línea para identificar tus tendencias de venta, por ejemplo, si tu negocio es una cafetería es claro que quizá en temporadas de invierno tu producto más vendido sean las bebidas frías, Esto no solo te ayudará a prever la demanda, sino que también optimiza la selección de productos y la planificación de promociones en base a los patrones de venta y tendencias de mercado.
Capacita a tu personal
Ten en cuenta siempre que, si tu o tus colaboradores nunca se han familiarizado con tu sistema punto de venta, lo más lógico y normal es que no sean unos expertos desde el día 1, ya sabes lo que dicen, "un sistema es tan efectivo como el personal que lo usa para lograr el manejo de un negocio exitoso". Por lo que es necesario la capacitación constante y adecuada para maximizar a eficacia del sistema en la gestión diaria del inventario.
¡Listo! Ya tienes la guía previa para poder implementar tu inventario con un sistema punto de venta, recuerda que siempre debes tener el apoyo de tu proveedor para poder aprender desde el inicio de forma correcta.
