Tener en tu negocio un sistema punto de venta adecuado puede sin dudas marcar la diferencia entre una operación fluida y un caos administrativo. Pero si aún tienes dudas sobre lo que debes tener en cuenta o lo que debes evaluar aquí te asesamos con algunas características clave que deberías tener en cuenta antes de elegir tu sistema punto de venta.
1.- Facilidad de uso
Aunque es algo nuevo que se aprende con la práctica, un sistema punto de venta debe ser fácil de entender y también de utilizar, para que esto sea más rápido puedes considerar:
Una Interfaz Intuitiva: Antes de adquirir un sistema, asegúrate que tenga un diseño limpio y lógico, donde puedas ver que las funciones principales estén organizadas para encontrarlas fácilmente Esto es fácil para todos los que manipulen el sistema aún sin experiencia previa.
Tiempo de Capacitación: Un buen sistema punto de venta permite que tu equipo se capacite rápidamente, te apoya y te ayuda a mejorar tu productividad.
El Proceso de Venta es Rápido: Tu sistema te debe permitir realizarlas ventas de manera ágil con la finalidad de minimizase el tiempo de inactividad y mejora de la productividad.
Se adapta a diferentes dispositivos: Este debe ser compatible con múltiples dispositivos compatibles, smartphones o computadoras, lo que hace más fácil su implementación.
2.- Brinda Seguridad
La seguridad es fundamental para proteger tanto los datos de tu negocio como la información de tus clientes es por ello que debes considerar:
Encriptación de datos: Asegúrate de que el sistema pueda encriptar la información de las transacciones, protegiéndola de accesos no autorizados.
Control de acceso por usuarios: Así como tus colaboradores tienen funciones en tu negocio también la tendrán en el sistema, es por ello que deberás elegir que roles tendrán los empleados. Y con ayuda de este software configurar los accesos.
Cumplimiento normativo: Dependiendo el giro de tu negocio en ocasiones se requieren ciertos requisitos legales que debes seguir en cuento a tus ventas. Deberás verificar si el sistema que elijas puede (y cumple) en ayudarte con estos requisitos. Como: facturas electrónicas, requisitos de COFEPRIS, control de caducidades etc.
Copias de seguridad de manera automática: El sistema debe contar con respaldo automático de los datos para evitar pérdidas en caso de fallos técnicos.
3.- Genera Reportes
La generación de reportes es una herramienta poderosa para obtener información valiosa sobre tu negocio. Estas son las funciones que deberías buscar:
Reportes personalizados: El sistema debe ofrecer la posibilidad de generar reportes a medida, filtrando datos por productos, fechas, categorías o empleados.
Reportes de ventas en tiempo real: Poder acceder a datos de ventas en tiempo real te permitirá tomar decisiones rápidas y ajustarte a las necesidades del negocio.
Análisis de tendencias: Un buen sistema te ofrecerá análisis detallados sobre el comportamiento de los clientes, productos más vendidos, y períodos de mayor actividad, permitiéndote planificar mejor.
Integración con contabilidad: Busca un sistema que permita exportar reportes en formatos compatibles con tu software contable para simplificar la gestión financiera.
4.- Control de Inventarios
Un buen Sistema Punto de Venta debe incluir un control de inventarios eficiente para que siempre estés al tanto de tus existencias. Aquí algunos puntos importantes:
Actualización en tiempo real: El inventario debe actualizarse automáticamente con cada venta, devolución o ingreso de productos nuevos.
Alertas de stock bajo: Un sistema eficiente te avisará cuando un producto esté cerca de agotarse, permitiéndote reabastecer a tiempo.
Gestión de múltiples ubicaciones: Si tienes varias sucursales o almacenes, el sistema debe ofrecerte la capacidad de gestionar inventarios en diferentes lugares desde un solo panel (como es el caso de la nube).
Ajustes de inventario y control de mermas: El sistema debe facilitarte la corrección de errores en inventarios, así como el control de productos dañados o vencidos.
5.- Atención y Soporte al Cliente
El soporte al cliente por tu proveedor de sistema punto de venta debe estar siempre presente desde el inicio hasta que debes de requerir el servicio. Así que deberás contemplar estas características:
Soporte Técnico Disponible: Busca un proveedor que ofrezca asistencia técnica en horarios adecuados para resolver cualquier inconveniente que se presente en tu sistema punto de venta.
Varios canales de soporte: Asegúrate de que el proveedor ofrezca múltiples formas de contacto, como chat en vivo, teléfono, email para garantizar la resolución de los problemas que puedas tener de la mejor manera.
Actualizaciones automáticas: Un buen sistema debe recibir actualizaciones periódicas para mantenerse al día con las últimas mejoras tecnológicas y de seguridad.
Capacitación inicial: Muchos proveedores ofrecen servicios de capacitación para ayudar a que tu equipo se familiarice con el sistema desde el inicio, a veces no solo es una, si no varias sesiones hasta que puedas manipular tu sistema.
Como ves, esta herramienta es de gran ayuda para tu sistema y si conoces las necesidades de tu negocio y la comparas con las soluciones que te dará este, pues es más sencillo tomar la decisión adecuada. Recuerda evaluar: facilidad de uso, seguridad, generación de reportes, control de inventarios y soporte al cliente.
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