Mantener el control preciso sobre el inventario es crucial para asegurar una gestión correcta con tu sistema punto de venta para asegurar una gestión eficiente y evitar pérdidas innecesarias. Aunque tu sistema de gestión de inventarios proporciona una visión continua y actualizada de tus existencias, realizar auditorías físicas periódicas sigue siendo una práctica esencial.
Pero ¿con qué frecuencia deberías llevar a cabo estas auditorías? En este artículo, te ofrecemos una guía para determinar la frecuencia ideal de las auditorías de inventario en tu negocio.
1.- Se Consiente de la Importancia de las Auditorias Físicas
Aunque los Sistemas Punto de Venta si ayudan MUCHO, gracias a su automatización y seguimiento de exigencias, no está demás verificar nosotros como responsables. Estas auditorias físicas te permiten más que nada comprobar los datos del sistema y compararlos con el inventario real. Esto para:
Identificar errores "de dedo": Los errores pueden surgir del sistema, al hacer click por equivocación o simplemente poner entradas incorrectas o problemas de gestión.
Reducir Pérdidas y Robos: Las auditorías regulares ayudan a identificar patrones inusuales que pueden indicar pérdidas o robos hormigas por parte de proveedores o colaboradores.
Asegurar la Precisión de Informes Financieros: La precisión en el inventario es fundamental para elaborar informes financieros fiables.
2.- Considera con qué Frecuencia haces tus Auditorias Físicas
La frecuencia con la que haces tus auditorías varía según diversos factores, revisa bien algunos de ellos para terminar una auditoria exitosa, como:
El Volumen de tu Inventario: Si tu negocio tiene un gran volumen de inventario o productos de alta rotación estos pueden requerir unas auditorias más frecuentes. Los productos de alta demanda son recomendables auditar de manera trimestral o si se puede de manera mensual.
Los productos o maquinarias más costosas: Estos artículos deben ser auditados con mayor regularidad para prevenir pérdidas significativas, como cada mes o cada nueva semana.
La Tasa de Rotación de Inventarios: Un inventario que cambia rápidamente debe ser auditado con mayor frecuencia para asegurar que los datos en el sistema se mantengan precisos.
Historial de Problemas: Si has experimentado problemas recurrentes con discrepancias en el inventario, podrías considerar realizar auditorías más frecuentes hasta que el problema se resuelva.
3.- Consejos y Recomendaciones para Auditorias Físicas de Manera General
Aunque la frecuencia de auditoria puede variar según las necesidades de tu negocio, aquí hay algunas recomendaciones para ti:
Pequeñas Emprensas: Para pequeños negocios con un inventario menos complejo, una auditoría física anual puede ser suficiente. Sin embargo, realizar auditorías semestrales puede proporcionar una capa adicional de seguridad.
Empresas Medianas: Las empresas medianas con inventarios más grandes y complejos deberían considerar auditorías semestrales. También pueden optar por realizar auditorías trimestrales si el inventario es particularmente para sus operaciones.
Grandes Empresas: Las grandes empresas o aquellas con inventarios muy dinámicos podrían beneficiarse de auditorías trimestrales o incluso mensuales. En algunos casos, pueden implementar un sistema de conteo cíclico, donde diferentes secciones del inventario se auditan en diferentes períodos.
4.- ¿Cómo hago una Auditorias Física de Inventario Efectiva?
Para que tus Auditorias resulten efectivas, puedes seguir estos pasos:
Planifica y Prepárate: Define claramente el alcance de la auditoría y prepara todos los recursos necesarios, como personal y equipos.
Cuenta Físicamente y Compara con tu Sistema Punto de Venta: realiza un conteo físico detallado y compara los resultados con los datos del sistema.
Reconciliación y Corrección: Identifica y corrige cualquier error encontrado durante el conteo.
Aplica el Análisis y Mejora Continua: Analiza los resultados para identificar posibles áreas de mejora en el manejo del inventario y ajusta los procedimientos según sea necesario.
Mantener una práctica regular de auditorías físicas es una parte esencial para una buena gestión de inventario. La frecuencia con la que deberías realizar estas auditorías depende de diversos factores, pero en general, es recomendable auditar con la frecuencia que garantice la precisión y confiabilidad de tus datos de inventario. Adoptar un enfoque proactivo en la auditoría no solo ayuda a mantener la exactitud del inventario, sino que también fortalece la gestión y el control de tu negocio.
Comments